O uso de um software ERP pelas empresas tem se tornado cada vez mais importante e necessário. Isso porque estamos falando de um sistema de gestão que permite acesso fácil, integrado e confiável para os dados de uma organização.

Por meio dessas informações, é possível obter diagnósticos aprofundados sobre medidas necessárias em um negócio que reduzem custos e aumentam a produtividade.

Apesar de sua importância, alguns setores ainda desconhecem essa solução, bem como sua funcionalidade e de que maneira ela pode contribuir para a organização.

Isso acontece porque a integração proporcionada aumenta a eficácia e facilita a comunicação entre as equipes.

Além disso, contar com um sistema ERP favorece a análise de dados e processos. Tudo isso permite que o gestor tome decisões mais precisas, fazendo com que a empresa cresça e aumente seus lucros.

Tendo equipes integradas e informações precisas sobre a organização, fica muito mais fácil atingir as metas propostas e trabalhar em prol dos mesmos objetivos.

Sendo assim, ao pensar na importância desse software, neste artigo, vamos falar sobre o que é sistema ERP, suas funções, como ajuda os setores de uma empresa e quais são os mais adequados para os novos negócios. Acompanhe!

O que é ERP?

ERP é uma sigla para Enterprise Resource Planning, ou sistema de gestão integrado. Por meio dessa ferramenta, o gestor consegue melhorar os processos internos e integrar as atividades de diferentes setores, tais como:

  • Vendas;
  • Financeiro;
  • Estoque;
  • Recursos Humanos.

Pelo fato de centralizar todas as informações, o fluxo de dados se torna mais fluido e pode ser compartilhado com mais facilidade.

Dessa forma, uma fabricante de maquinário industrial, por exemplo, elimina a duplicidade de informações. Isso faz da solução uma base única e integrada, fornecendo informações valiosas para tomadas de decisão.

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Funções do sistema ERP

É fundamental conhecer as funcionalidades do sistema ERP para saber de que maneira ele pode ser aplicado à rotina de uma empresa.

O software auxilia o administrador a gerir as contas a pagar e receber, fazer o monitoramento das vendas e o acompanhamento de solicitações de compra.

Também é útil para a administração de pessoas, pois oferece informações importantes, como a produtividade de equipe. Com isso, o gerenciamento de informações é facilitado para diversos setores da empresa.

Isso aumenta o controle e o acompanhamento de processos, isso porque se cada departamento usar um sistema diferente muitos erros podem surgir, comprometendo toda a capacidade produtiva.

Por outro lado, quando há uma integração de dados, uma empresa de manutenção relógio de ponto henry consegue aumentar a eficiência da gestão e tornar os processos mais rápidos.

A comunicação entre as equipes torna-se mais efetiva, resolvendo problemas com agilidade, assim, diminui os impasses com clientes e fornecedores.

Um exemplo prático desse funcionamento é o fato de o ERP identificar que determinada matéria-prima foi enviada ao setor de produção.

Automaticamente, o item é retirado do estoque e tais informações são enviadas para o setor de compras. Isso facilita e controla a necessidade de compra de novos materiais.

O software também auxilia o RH e o setor financeiro. Exemplo disso é o gestor de recursos humanos lançar dados dos colaboradores, enquanto o financeiro insere informações referente ao pagamento.

Ou seja, durante esse processo, todo o ciclo é controlado e evita erros nos valores passados. 

O setor de marketing também pode usar o ERP. Por exemplo, se a equipe de marketing de uma fabricante de wobbler display percebe aumento nas vendas deste produto, pode lançar campanhas para alavancar outros itens também.

Além dessas funções que você leu até aqui, o ERP também pode ser usado para outras necessidades, tais como:

  • Simplificação de processos operacionais;
  • Inteligência e qualidade de informações;
  • Controle de estoque;
  • Controle de custos;
  • Gestão integrada de dados;
  • Controle e cumprimento de prazos;
  • Aumento da produtividade.

Tudo isso beneficia todos os setores de uma organização, mas é importante entender como ele pode fazer isso.

Como um sistema ERP ajuda os setores

Além das funcionalidades que ele apresenta para cada setor de uma empresa, o ERP os ajuda por meio de alguns funcionamentos, tais como:

1 – Automatização dos processos

Os custos operacionais da empresa são reduzidos com o ERP. Isso diminui o desperdício de tempo das atividades e processos, focando naquilo que realmente é prioridade.

O gestor também consegue acompanhar todo o fluxo de trabalho, pois a rotina de atividades compõe a base de dados.

Com isso, uma fabricante de equipamentos para impressão digital a3 pode construir um histórico do que foi e está sendo executado. Dessa forma, é possível identificar ações que melhoram a execução das tarefas, além de planejar melhor os recursos.

Também podem ser gerados relatórios gerenciais que permitem ao gestor conhecer os resultados reais da organização e o que mais pode ser feito. 

Essa facilidade ajuda a criar oportunidades de melhoria, além de apontar quais atividades devem ser priorizadas.

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2 – Redução de falhas

Arquivos compartilhados por diversos computadores ou informações em diversas funções levam a perdas e confusões.

Exemplo disso é quando se troca a função de um colaborador e seus dados precisam ser atualizados, podendo ocorrer atrasos e problemas na comunicação.

Desse modo, o ERP centraliza todas as informações e os disponibiliza em nuvem, o que traz mais segurança aos dados.

Com isso, o gestor de uma gráfica que produza calendário com espaço para escrever tem mais controle de acesso, impedindo que pessoas não autorizadas consigam visualizar tais informações.

Outro exemplo é o planejamento do setor de compras para abastecer o estoque, pois ele terá como aliado um controle, com base no histórico de demandas por sazonalidade e período.

3 – Agilidade na execução das atividades

O ERP permite que o gestor saiba o que está sendo executado, quem está realizando a tarefa e em quanto tempo. Isto é, ele permite estabelecer estratégias que melhoram a execução e agilizam a realização das atividades.

Por eliminar processos manuais e padronizar procedimentos operacionais, uma fabricante de talão de orçamento personalizado consegue agilizar suas tarefas, otimizar o fluxo de informações e melhorar a qualidade do que tem a oferecer.

ERPs indicados para empresas em desenvolvimento

Existem alguns sistemas que são mais indicados para os negócios que ainda estão em desenvolvimento. Dentre eles podemos citar:

1 – Fluig

A plataforma fluig centraliza e registra dados da empresa em um único local, por meio de comunicação colaborativa. Foi criada em 2013 pela TOTVS e passou por muitas evoluções.

Isso fez com que o fluig pudesse oferecer muitas funcionalidades para as organizações, principalmente para aquelas que estão em pleno desenvolvimento.

Sua intenção é permitir que as soluções para as corporações acompanhem a velocidade de suas ideias, o que permite digitalizar o dia a dia do negócio, transformando suas operações, aumentando sua produtividade e acelerando os resultados.

O sistema fluig também serve para que uma empresa de galpão pré moldado desenvolva suas estratégias em maior escala, de maneira eficiente e otimizada.

Isso garante mais eficiência para todos os processos executados na rotina de trabalho da organização, mesmo aqueles considerados mais complexos.

Assim, por ter muitas funcionalidades, é necessário que sua implementação seja feita com o suporte da desenvolvedora.

Ela é especialista em soluções e podem ajudar o negócio a identificar quais módulos atendem melhor às necessidades, facilitando a aquisição da plataforma.

2 – Asaas

Este é um software de gestão de pagamentos que permite a emissão e também o controle de cobranças. Ou seja, por meio dele, uma empresa de transportes de cargas pequenas pode gerar boletos, enviar a cobrança ou cobrar por cartão de crédito.

Isso pode ser feito com vendas individuais, parceladas ou para cobrança de mensalidades. Dessa forma, o sistema também emite alertas sobre atrasos, compensações, etc.

3 – Nibo

Trata-se de uma excelente opção de gestão financeira, pois permite fazer acompanhamento de fluxo de caixa, organizar as contas e automatizar processos de cobrança.

Ele pode ser integrado ao computador do contador, mesmo que ele esteja em outro espaço físico, para que possa ter acesso às informações mais importantes.

4 – Agendor

Um software focado no relacionamento com o cliente, permitindo acompanhar a interação entre os vendedores e os clientes, além disso possui um assistente virtual e de entrega de informações sobre a próxima etapa no funil.

5 – Trello

Esta plataforma permite visualizar os fluxos de trabalho, acompanhar métricas, definir cronogramas, enviar notificações, além disso, é possível delegar responsabilidades, anexar arquivos, fazer check-list e sincronizar outros serviços, como os do Google.

Conclusão

Para otimizar seus processos e permitir que as equipes trabalhem alinhadas, é necessário que as empresas contem com um bom ERP de gestão.

Sendo assim, por meio dele, muitas tarefas são automatizadas, o que evita erros e falhas humanas que prejudicam todos os processos, até a qualidade do produto final.

Tendo um bom controle de tudo o que diz respeito ao negócio, fica mais fácil conduzir a empresa e conquistar os objetivos.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.