Manter as obrigações financeiras da empresa em dia é determinante para a saúde e perspectivas da organização. Isso garantirá que elas mantenham sua competitividade no mercado e invista em novos processos. Assim, consolidando diferenciais relevantes e imprescindíveis para que pagamentos e recebimentos estejam alinhados. 

Em tempos de crise o setor econômico é um dos mais afetados. E o resultado disso é o elevado número de empresas que fecham as portas por não conseguirem pagar suas contas.

De acordo com o Serviço Brasileiro de Apoio às micro e pequenas empresas – SEBRAE, pelo menos 600 mil micro e pequenas empresas fecharam as portas. E além disso, 9 milhões de funcionários foram demitidos em razão dos efeitos econômicos da pandemia.

Assim, é quase impossível que os empresários não tenham inadimplência. Mas é possível que essas empresas tomem medidas para o controle e redução de suas contas e cobranças. 

Entenda os benefícios de usar um ERP para reduzir a inadimplência

É fundamental ter um software que consiga automatizar suas cobranças e pagamentos de acordo com as boas práticas do mercado. Tanto para um bom relacionamento com seu cliente como também com o fornecedor. É importante lembrarmos que, nesse momento de crise, a ideia é conseguir receber e pagar as contas da empresa, e não perder cliente.

Por isso, o ERP  ajuda a empresa a acompanhar de perto a situação de cada cliente. Seja em relação aos pagamentos ou seus fornecedores. Isso possibilita a criação de perfis. Cabe tratar esses perfis de forma específica. Bem como as rotas a serem seguidas para não perder o cliente.

1. Analise o histórico do cliente

A forma mais adequada de prevenir a inadimplência é dispor de processos coerentes de análises e diagnósticos. Ao reunir a documentação do cliente, é possível fazer um estudo completo de crédito. Ou seja, você irá decidir se efetuará ou não a venda, traçando a confiabilidade do cliente.

Nesse ponto, se a sua empresa dispõe de um ERP web que tenha um bom CRM, o gestor terá todas essas informações de forma rápida e prática. Além de garantir que você tenha sempre dados atualizadas dos clientes e seja capaz de fazer verificações periódicas.

2. Entenda o histórico do cliente

Analisar com cautela e critérios, permitirá que a empresa entenda as circunstâncias e necessidades do cliente. Esse conhecimento, que é cada vez mais valioso no mercado competitivo, contribuirá para a construção de ofertas que atenda a realidade do consumidor.

Outra forma de entender o histórico do cliente, são as notas que os bancos e os serviços de proteção ao crédito atribuem a pessoas físicas ou jurídicas. Conhecida como Score. Ela leva em conta dívidas em atraso, quantas são, há quanto tempo estão em atraso e se houve novos atrasos depois dessa quitação.

Assim, seja de pequeno ou grande porte, você terá mais segurança ao oferecer um produto. E com isso, o risco de inadimplência é mitigado.

3 – Automatize o processo de cobrança

Um dos principais benefícios que ERP web traz para a gestão é a automatização do processo de cobrança. Com o software é possível centralizar em um único sistema, todos os registros dos clientes, históricos e a gestão de cobrança. Em muitos sistemas, o programa disponibilizará réguas automáticas de cobrança. Assim envia-se um alerta ao cliente em caso de débitos em atraso.

Outra funcionalidade do software é a criação de mensagens direcionadas para cada grupo de cliente. Como por exemplo, programar e enviar mensagens quando a conta estiver atrasada há 3, 15 ou 30 dias.

arquivo em nuvem

4 – Crie uma régua de cobrança

Uma das principais ferramentas para evitar a inadimplência é a régua de cobrança. Ela deve ser utilizada levando em consideração o meio de pagamento e a situação do momento. Utilizando para isso diversos canais de comunicação. O meio de comunicação que mais deve ser utilizado é o e-mail.

Isso porque, o e-mail é o meio de comunicação menos invasivos e mais profissional. Mas devemos lembrar que o e-mail deve ser o mais personalizado possível, contendo nome do cliente, valor, data de pagamento e serviço. Em casos de cliente com histórico ruim de pagamento, ofereça outras formas de pagamento, como cartão de crédito.

5 – Tenha uma área exclusiva para o seu cliente

Se você trabalha com e-commerce, ter uma área para o cliente é essencial. Assim você poderá oferecer todos dos dados e informações sobre pagamentos de forma clara e intuitiva. Isso permite que além da segunda via do boleto, o cliente tenha outras formas de pagamento online. Como também acompanhe o status do pedido, nota fiscal entre outras.

Nesse momento de crise, se faz necessário oferecer um bom desconto. Mas desde que isso não afete seus compromissos com seus fornecedores. Sendo assim, uma boa ideia de negociação é retirar os juros e multas. Isso mostra ao cliente que além do interesse em fechar o acordo, a empresa também quer ajudá-lo.

6 – Invista em um e-commerce B2B

Em toda relação comercial há um cliente e um atendente. Mesmo no B2B para que a negociação aconteça entre empresas, é importante que que haja a melhor experiência de atendimento possível. De forma que esta relação crie cada vez mais confiança.

Por isso, no e-commerce o gestor encontra uma maior agilidade na realização das principais atividades comerciais. E a empresa compradora consegue aumentar a margem de lucro. Seja desenvolvendo um melhor preço no atacado de acordo com o cliente ou com a realização de promoções específicas para atrair um fluxo maior de clientes.

Por fim, o sistema possibilita que a negociação seja documentada e formalizada. Infelizmente, por diversos motivos o cliente pode não conseguir cumprir o acordo. E nesse caso, é preciso avaliar as medidas cabíveis a serem tomadas. Mas sem deixar de entender os motivos para tal atraso nos pagamentos.

Agora que você já sabe como o ERP web pode ajudar a reduzir a inadimplência. Portanto, lembre-se de que mantê-la sob controle é essencial para a saúde financeira do seu negócio.

Artigo criado por Marcio Silva, CEO da empresa W3ERP, acelerador de crescimento.